Порядок рассмотрения

Порядок рассмотрения обращений

 

Рассмотрение обращений включает в себя следующие административные действия:

прием, первичную обработку и регистрацию обращений;

экспертизу обращений;

принятие решений о рассмотрении обращений;

рассмотрение обращений, подготовку и выдачу ответов.

 

1. Прием, первичная обработка и регистрация обращений

1.1. Ответственность за прием и регистрацию обращения несет специалист Службы, в должностные обязанности которого входит осуществление данных функций (далее - специалист-секретарь).

1.2. Специалист-секретарь, ответственный за прием и регистрацию документов, осуществляет первичную обработку (проверку правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения гражданина) и регистрацию обращений граждан в системе электронного документооборота. При регистрации в систему электронного документооборота вносится запись, которая содержит:

регистрационный номер;

дату поступления обращения;

фамилию и инициалы гражданина;

цель обращения гражданина;

свои фамилию и инициалы.

На обращение ставится регистрационный штамп, на котором указываются:

регистрационный номер;

дата поступления обращения.

Максимальный срок выполнения действия по регистрации поступившего обращения составляет 15 минут.

1.3. На каждое обращение заполняется регистрационное дело, на обложке которого указываются:

регистрационный номер;

фамилия, инициалы, адрес гражданина;

вопрос, по которому обращается гражданин;

дата поступления обращения;

кому передано на рассмотрение.

Максимальный срок выполнения действий по формированию регистрационного дела составляет 30 минут.

 

2. Экспертиза обращений

2.1. В течение 1 дня с момента регистрации обращения гражданина специалистом-секретарем Службы проводится экспертиза обращения и обращение передается руководителю Службы.

2.2. Обращение проверяется на повторность. Повторным считается обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи предыдущего обращения истек установленный законодательством срок его исполнения или когда гражданин не удовлетворен данным ему ответом.

Если обращение повторное - в правом верхнем углу обложки ставится отметка "повторное", по общим правилам обращению присваивается регистрационный номер и по необходимости прилагаются все материалы прежних обращений.

2.3. Если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему Службой многократно давались письменные ответы по существу поставленных вопросов в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, специалист-секретарь на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и в течение 1 дня с момента регистрации обращения готовит руководителю Службы предложение (акт) о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

Акт о прекращении переписки в течение 2 дней подписывается руководителем Службы.

Специалист-секретарь в течение 2 дней с момента подписания акта о прекращении переписки готовит уведомление гражданину о прекращении с ним переписки, которое подписывается руководителем Службы и направляется в адрес гражданина.

2.4. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на такое обращение не дается. Специалистом-секретарем Службы обращение направляется в архив с пометкой "Оставить без ответа", и гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 7 дней со дня регистрации обращения направляется соответствующее сообщение.

 

3. Принятие решений о рассмотрении обращений

3.1. Руководитель по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами в течение 2 рабочих дней с момента их поступления:

определяет, относится ли к сфере деятельности Службы рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

определяет, относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких отделов или должностных лиц Службы;

определяет исполнителя и соисполнителей поручения с учетом того, что запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

определяет характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения с учетом того, что срок рассмотрения не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения;

определяет, необходимо ли поручать рассмотрение обращения с выездом на место либо поручать рассмотрение вопроса с привлечением специалистов различных отраслей;

дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;

ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на контроль.

3.2. Решением руководителя является резолюция о рассмотрении обращения по существу поставленных в нем вопросов либо о направлении обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.3. Специалист-секретарь в течение 1 рабочего дня с момента проставления резолюции руководителем:

вносит в систему электронного документооборота содержание резолюции руководителя, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений, вопрос обращения, по которому необходимо подготовить ответ;

направляет обращение указанному в резолюции должностному лицу-исполнителю вместе с приложенными документами.

В случае если в резолюции о рассмотрении обращения указаны несколько должностных лиц Службы для исполнения, копии обращения также направляются должностным лицам Службы - соисполнителям поручения.

 

4. Рассмотрение обращений, подготовка и выдача ответов

4.1. Должностное лицо, ответственное за исполнение поручения по рассмотрению обращения и подготовке ответа гражданину (далее - исполнитель), исполняет его в соответствии с резолюцией руководителя Службы.

4.2. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если руководителем не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

В случае если в резолюции о рассмотрении обращения указаны несколько соисполнителей поручения, соисполнители не позднее 5 дней до истечения срока исполнения поручения направляют ответственному исполнителю, указанному в поручении первым или тому, за кем закреплен свод ответа на обращение, свои предложения в соответствии с компетенцией.

4.3. Исполнитель изучает обращение гражданина и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности доводов автора обращения и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

В случаях если для исполнения поручения необходимы проведение выездной проверки, запрос дополнительных материалов, срок исполнения поручения может быть продлен руководителем Службы, но не более чем на 30 дней.

В этих целях исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения поручения представляет руководителю Службы служебную записку, с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.

В случае получения разрешения руководителя Службы о продлении срока исполнения поручения в адрес гражданина направляется уведомление с указанием срока направления ответа на его обращение.

4.4. Обращения рассматриваются должностным лицом Службы, которому поручено рассмотрение обращения, в том числе с выездом на место. Должностные лица Службы, принимающие участие в проведении выездных проверок, оказывают необходимую практическую помощь в рассмотрении обращений граждан.

4.5. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить гражданина для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, касающиеся существа поставленных в обращении вопросов;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

готовит проект ответа по существу поставленных в обращении вопросов (текст ответа излагается четко, последовательно, кратко, с исчерпывающими пояснениями на все поставленные в обращении вопросы);

направляет обращение в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения возвращает гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

обращение, в котором содержатся сведения о подготавливаемом, совершающемся или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, направляет в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

в случае, если в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, сообщает гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

в случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, сообщает гражданину, направившему обращение, о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

4.6. В случае если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на такое обращение не дается и обращение направляется в архив с пометкой "Оставить без ответа".

4.7. К проекту ответа прилагаются подлинники документов, приложенные гражданином к обращению. Если в обращении не содержится просьбы об их возврате, они формируются в регистрационное дело обращения.

4.8. Руководитель Службы подписывает проект ответа в двухдневный срок.

После подписания проекта ответа руководителем Службы подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту-секретарю.

4.9. Специалист-секретарь в течение 1 рабочего дня с момента поступления ответа осуществляет его регистрацию и направляет адресату заказным письмом с уведомлением. Уведомление о вручении ответа гражданину подшивается в регистрационное дело обращения.

В случае возвращения заказного письма с уведомлением без получения его адресатом, специалист-секретарь подшивает его в регистрационное дело обращения без повторного отправления адресату.

4.10. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено руководителем Службы не по принадлежности, он в течение 1 рабочего дня с момента поступления обращения, возвращает это обращение руководителю Службы, указывая при этом причины возврата и специалиста, которому, по его мнению, следует направить обращение.